De meeste moderne bedrijven houden contact met klanten via internet: e-mail, sociale netwerken en instant messengers. Dit vergemakkelijkt het proces van contact met het publiek aanzienlijk, maar veroorzaakt ook enkele problemen met veiligheid en vertrouwen. Fraudeurs kunnen de naam van de organisatie gebruiken om gebruikers te misleiden. Daarom moeten bedrijfsaccounts er uniek uitzien en de officieelheid bevestigen. Hiervoor worden zakelijke e-mailadressen met het domein van het bedrijf gebruikt. Ze laten niet alleen toe om te bevestigen dat dit communicatiekanaal rechtstreeks naar de organisatie leidt, maar benadrukken ook de ernst en representativiteit ervan.
Corporate mail: definitie en creatie
Als je nadenkt over het maken van een zakelijke e-mail, is het handig om eerst te begrijpen wat het is en hoe je het probleem kunt oplossen.
Corporate mail is zo'n systeem van elektronische postadressen, dat wordt beheerd door de administratie van het bedrijf,heeft een apart domein in het adres na het @-teken en heeft bepaalde specifieke middelen om zaken te doen: een gedeelde agenda, cloudopslag, automatische mailing. Dergelijke e-mail biedt andere opties, zoals het beheren van werknemersaccounts, het maken ervan en het gebruik van korte en eenvoudige mailboxadressen.
Veel hosters bieden hun eigen zakelijke maildiensten aan hun klanten. U kunt ook een mailserver maken door speciale hardware aan te schaffen of deze op een cloudserver te hosten. Maar misschien is de gemakkelijkste en goedkoopste manier om de diensten van grote e-maildiensten van Google of Yandex te gebruiken.
Domeinregistratie
Het eerste waar je aan moet denken na de vraag "hoe maak je een zakelijke e-mail met je eigen domein" is om je eigen domein aan te maken. Dat kan bij speciale registrars of hosters die domeinnamen huren. Om dit te doen, moet u kiezen in welke zone uw domein zal zijn. Nu zijn er een enorm aantal: van nationaal (.ru,.ua,.de) en territoriaal (.su,.eu) tot beroepen en interesses (.online,.run,.website,.club,.game,.jobs). Er zijn meer dan 1.000 verschillende zones en de huurprijs kan variëren van 100 tot honderdduizenden roebel, afhankelijk van de exclusiviteit en zeldzaamheid van de zone.
Bovendien, als de gewenste domeinnaam al in gebruik is, kunt u proberen deze te kopen, maar dan zal de uitgifteprijs minstens enkele tienduizenden roebel zijn. Maar het is de moeite waard als u ook van plan bent om een site onder deze te maken of over te dragendomein.
Als het je eenmaal gelukt is om een zakelijk maildomein aan te maken, kun je nadenken over het werk van de mailserver.
Mailserver-engine met uw domein
Om te beginnen met het maken van e-mail, moet u ten minste de basisprincipes van de e-mailserver begrijpen.
Een mailserver is vereist om e-mails te verzenden en te ontvangen. Het gebruikt specifieke domeininstellingen om een verbinding tot stand te brengen met de server van de ontvanger. Deze instellingen worden MX-records genoemd en geven het programma informatie over welke servers inkomende e-mail voor een bepaald domein accepteren. Om berichten te ontvangen, neemt de server ook contact op met het domein van de afzender en ontleedt gegevens uit SPF-records die aangeven welke server het domein kan gebruiken om berichten te verzenden. Het domein wordt ook geverifieerd door de aanwezigheid van een DKIM-sleutel die de beveiliging van de bron bevestigt.
Je domein moet dus de juiste MX- en SPF-waarden in DNS hebben om met de mailserver te kunnen werken. Er is een groot aantal mailservers, maar de meest toegankelijke, betrouwbare en veilige zijn tegelijkertijd de meest populaire - dit zijn Google- en Yandex-services. Hun voordelen zijn gratis hosting (permanent voor Yandex en 2 weken voor Google) van een mailserver voor een domein, professionele en tijdige ondersteuning, constante ondersteuning bij het werken met mail.
Hoe maak je een zakelijke e-mail in Google?
Begin met het gebruik van zakelijke e-mailvan Google is mogelijk na registratie in een speciale service voor bedrijven - G Suite. Ga hiervoor naar de servicepagina en specificeer de volgende gegevens:
- Bedrijfsnaam.
- Aantal medewerkers.
- Domeinnaam (indien niet beschikbaar, kunt u zich direct registreren vanaf de servicepagina).
- Telefoonnummer.
- Het postadres dat u regelmatig controleert.
Na registratie krijgt de gebruiker de mogelijkheid om zakelijke mail verder te configureren.
Maar eerst en vooral moet u het eigendom van het domein bevestigen. Het is handig dat Google de registrar bepa alt en aanbevelingen doet over het instellen van DNS met hem ter bevestiging. Dit kan op 4 manieren:
- Via TXT-record.
- Via CNAME.
- Via MX-record.
- Via HTML-code op de site (indien aanwezig).
De eerste methode omvat het toevoegen van een TXT-controlerecord in de DNS-instellingen van het domein, dat wordt geleverd door G Suite. De tweede en derde methode verschillen alleen van de eerste in het type record. En de vierde kan alleen worden gedaan als je een website hebt: je moet een pagina maken met een specifieke naam (ingesteld door de service) en de gespecificeerde verificatiecode eraan toevoegen.
Na bevestiging zijn de instellingen voor zakelijke e-mail beschikbaar.
Google e-mailinstellingen en functies
Google biedt veel verschillende geavanceerde instellingen en functies om aan te passen, die allemaal worden betaald. Let op:
- Eerst, voorVoor een betere beveiliging kunt u functies zoals eenmalige aanmelding inschakelen. Hiermee kunt u medewerkers in mailaccounts via een webpagina machtigen om specifiek op deze mensen in te loggen. Of bijvoorbeeld wachtwoordbeheer, waarmee u verloren wachtwoorden van medewerkers kunt herstellen of wijzigen. Evenals het beheren van de Google API, die het mogelijk maakt om services van derden uit de mailbox en drive uit te schakelen.
- Ten tweede kunt u gebruikers toevoegen aan het e-mailsysteem. Om dit te doen, moet u op het pictogram "+" in het bijbehorende paneel klikken en informatie over de werknemer invoeren, een nieuw postadres in uw systeem aangeven en het oorspronkelijke wachtwoord instellen. Met deze gegevens kan hij inloggen op zijn bedrijfsaccount.
- Ten derde kunt u indien nodig aliassen voor e-mailadressen maken. Dat wil zeggen, de tweede adressen, waarvan de brieven worden doorgestuurd naar de originele.
- Ten vierde is er een optie om groepen en massamailings te organiseren zodat medewerkers kunnen communiceren.
Naast een e-mailaccount krijgen alle medewerkers minimaal 30 GB schijfruimte, een gesynchroniseerde agenda, een Google+ account en toegang tot alle Google-services.
Hoe maak je zakelijke e-mail in Yandex?
Om dit te doen, moet u bijna dezelfde stappen uitvoeren als voor de Google-service. U moet een domein registreren in Yandex. Mail, bevestigen dat het van u is (via de html-code en via de MX-instellingen) en doorgaan met de instellingen.
Er is een klein verschil -"Yandex" biedt de gebruiker de mogelijkheid om zijn domein onder controle van de zoekgigant te delegeren om handmatige DNS-instellingen te vermijden. Dit kan worden gedaan via de website van de registrar, volgens de gedetailleerde instructies van Yandex.
Als je dit allemaal hebt gedaan, kun je beginnen met het leren over alle mogelijkheden van gratis e-mail voor een domein van Yandex.
Instellingen en opties voor Yandex mail
Het eerste dat Yandex aanbiedt is om een DKIM-record voor uw domein toe te voegen, zodat e-mails beter op spam worden gecontroleerd.
Accounts maken voor medewerkers is hier ook eenvoudig: voer gewoon de naam, het adres en het initiële wachtwoord in. Deze informatie helpt u bij het inloggen op uw account. Met accountbeheer kunt u persoonlijke gegevens wijzigen, het wachtwoord en de gebruikersstatus wijzigen in het bedrijfssysteem.
"Yandex" stelt je in staat om tot 1000 postadressen aan te maken, hun eigenaren om schijfruimte en andere diensten te gebruiken als een normale gebruiker. En de beheerder kan massamailings en chats, adresaliassen en eenmalige aanmelding maken.
Resultaat
De belangrijke stap zetten om te beslissen om een zakelijke e-mail te maken op weg naar het opbouwen van een representatief en solide team dat wordt erkend en waarmee men zaken wil doen, is wat elk aspirant-bedrijf zou moeten nastreven. En er zijn geen grote investeringen voor nodig: gebruik maken van de mailhosting van de twee grootste bedrijven op het gebied van internettechnologieën kunt u uw eigen zakelijke mailsysteem inrichten. Als bovendien de beperkingen van de gratis "Yandex" voor het bedrijf tastbaar zijn geworden, dan is er de mogelijkheid van pijnloze integratie met de betaalde dienst G Suite, waarin deze tekortkomingen worden weggenomen.
