E-mail is, vanwege het grote aantal voordelen ten opzichte van papieren brieven, al lang een van de belangrijkste vormen van communicatie geworden. Net als veel andere technologische innovaties heeft dit type communicatie echter zijn eigen regels. Ondanks het feit dat communicatie via internetmail een integraal onderdeel is geworden van veel levensgebieden, zullen de meeste gebruikers niet in staat zijn om de vraag te beantwoorden wat de componenten van een e-mail zijn.
E-mailstructuur vanuit het oogpunt van de gebruiker
E-mailberichten lijken op elkaar en verschillen sterk van papieren brieven die de oudere generatie kent. Maar ongeacht de e-mailservice is de e-mailstructuur altijd hetzelfde. Laten we de componenten van een e-mail opsommen en elk ervan kort beschrijven:
- Veld "Aan". Dit veld bevat het adres van de ontvanger. Als er meerdere ontvangers zijn, scheid ze dan met een puntkomma.
- Het veld "Onderwerp". In veel postdiensten wordt het als verplicht beschouwd. En het zal voor gebruikers gemakkelijker zijn om de brief te vinden als het onderwerp er correct in is aangegeven.
- Het hoofdgedeelte van de brief. De hoofdtekst van de e-mail bevat de hoofdtekst.
Verborgen e-mailcomponenten
We hebben gekeken naar de zichtbare structuur van de brief. Maar naast elementen die met het blote oog zichtbaar zijn, kunnen ook de volgende velden worden toegeschreven aan de componenten van een e-mail:
- van wie (dit veld wordt automatisch ingevuld);
- kopie (naast de hoofdgeadresseerde wordt een kopie van de brief naar iemand anders gestuurd);
- blinde kopie (gebruikt als een kopie van de brief moet worden verzonden zonder de hoofdgeadresseerde hiervan op de hoogte te stellen);
- bijlagen.
E-mail componenten vanuit technisch oogpunt
Vanuit technisch oogpunt bevat elke e-mail ook de volgende componenten:
- Headers, of, zoals ze ook wel worden genoemd, enveloppen van het SMTP-protocol. Deze headers kunnen al dan niet worden opgenomen in de hoofdtekst van de e-mail. Dat wil zeggen, een situatie is mogelijk wanneer de mailserver meer informatie heeft dan is aangegeven in de berichttekst. De header bevat de adressen van de afzender, ontvangers en het adres van de verzendende host.
- Het bericht zelf, in de taal van SMTP-protocollengegevens genoemd. Het is op zijn beurt onderverdeeld in:
- kop van de brief - naar analogie met papieren post, bevat het gegevens over de mailservers waar de brief doorheen ging, en wat andere informatie;
- de hoofdtekst van de brief - de tekst van de brief zelf.
E-mailstructuur voor zakelijke correspondentie
Als we het tot nu toe hebben gehad over de structuur van een e-mail vanuit technisch oogpunt, laten we nu eens kijken naar de elementen van een goed geschreven e-mail voor zakelijke correspondentie, omdat elk zichzelf respecterend bedrijf probeert te voldoen met algemeen aanvaarde communicatienormen.
Hoewel er een groot aantal verschillende classificaties van elektronische berichten zijn, zijn ze volgens de ontwerpstructuur in twee groepen verdeeld. De eerste groep zijn communicatiebrieven, ze worden tijdens het werk gebruikt. De tweede zijn akkoordverklaringen: berichten die de vergadering samenvatten, de deadlines aangeven voor de voltooiing van het werk en andere belangrijke aspecten om de vereiste acties van elk van de partijen te verduidelijken.
Laten we de componenten van elk type e-mail afzonderlijk opsommen.
Brief-communicatie
De structuur moet het volgende bevatten:
- Het onderwerp van de e-mail. In dit veld kunt u het beste precies aangeven wat u van de gastheer verwacht, zoals het afspreken van een vergadertijd, een lijst met aandachtspunten, enzovoort.
- Gegroet. Zelfs als het de bedoeling is dat de brief naar meerdere personen wordt gestuurd,de ethiek van zakelijke communicatie impliceert de verplichte begroeting van geadresseerden.
- Berichtinhoud. De eigenlijke tekst van de e-mail, die het verzoek zo specifiek mogelijk beschrijft.
- Bedrijfshandtekening. Een punt dat veel mensen vergeten. Een correct samengesteld handtekeningsjabloon bevat de volledige naam en functie van de auteur, zijn contactgegevens (telefoonnummer, links naar de website van het bedrijf, e-mail, enz.). De handtekening kan variëren, afhankelijk van de regels en voorschriften die door de organisatie zijn aangenomen.
- Velden "Aan" en "Cc". Ze worden niet voor niets als laatste vermeld - door ze als laatste in te vullen, sluit u de mogelijkheid uit om een onvoltooid of niet-geverifieerd bericht te verzenden.
Letter van overeenkomst
Zoals hierboven vermeld, wordt dit type elektronisch bericht gebruikt om de resultaten van de vergadering samen te vatten, het actieplan voor elke partij aan te geven en deadlines vast te stellen. Dergelijke brieven zijn een soort "protocol" van vergaderingen en stellen u in staat om informatie gemakkelijk te structureren. Een letter van dit type is gebouwd volgens het plan:
- Gegroet. Als het aantal deelnemers aan de vergadering dat in de brief wordt opgesomd klein was, kun je iedereen bij naam noemen of een algemene begroeting gebruiken.
- Herhaal het doel van de bijeenkomst, waarvan de resultaten zijn samengevat in de brief.
- Lijst met onderwerpen die tijdens de vergadering zijn besproken. Per vraagstuk worden de afspraken, besluiten en termijnen voor uitvoering aangegeven.
- Lijst met problemen die geen dringende oplossing vereisen, maar die niet over het hoofd mogen worden gezien.
- De mening van de deelnemers aan de vergadering verduidelijken - wordt overal rekening mee gehouden?
- Sjabloon handtekening.
