Personeelsbeoordelingssystemen op basis van KPI worden steeds populairder in Rusland. De belangrijkste voordelen van dergelijke mechanismen liggen in de rationele weerspiegeling van de activiteiten van bedrijven.
KPI: wat is het
KPI (KPI's) is een Engelse afkorting voor "key performance indicators", in het Russisch wordt het KPI's genoemd - key performance indicators (soms parameters). Maar in de originele buitenlandse klank wordt het als norm gebruikt. KPI is een systeem waarmee u de prestaties van de werknemers van het bedrijf kunt evalueren om doelen te bereiken (strategisch en tactisch).
"Key indicators" stellen het bedrijf in staat om de kwaliteit van zijn structuur te analyseren, het potentieel om problemen op te lossen. Op basis van KPI wordt tevens een doelmanagementsysteem gevormd. Dit is de belangrijkste factor: als er geen tekenen zijn om prestatie-indicatoren te targeten, dan is er niets om van toepassing te zijn op "sleutelindicatoren". Management by goals en KPI zijn dus twee onderling samenhangende fenomenen. De eerste omvat in de eerste plaats het voorspellen van de resultaten van het werk en het plannen van hoe deze resultaten zullen worden bereikt.
Wie heeft KPI bedacht?
Geschiedenis geeft echter geen eenduidig antwoord op deze vraagje kunt zien hoe het wereldmanagement KPI's is gaan begrijpen, wat ze zijn en waarom ze nuttig zijn. Aan het einde van de 19e en het begin van de 20e eeuw stelde de socioloog Max Weber vast dat er twee manieren zijn om het werk van werknemers te evalueren: de zogenaamde "sultan" en meritocratisch. Volgens de eerste beoordeelde de baas ("sultan") naar eigen goeddunken hoe goed een persoon omgaat met zijn taken. Het rationele begin speelt hier een ondergeschikte rol, het belangrijkste is een puur emotionele perceptie van het werk van een ondergeschikte.
De meritocratische methode is wanneer de resultaten van arbeid worden geëvalueerd door echte prestaties, met de betrokkenheid van objectieve meetmechanismen. Deze aanpak is door managementtheoretici in westerse landen aangepast en geleidelijk uitgekristalliseerd tot wat we kennen als het KPI-systeem. Een belangrijke rol bij het systematiseren van de rationele evaluatie van personeelsprestaties werd gespeeld door het werk van Peter Drucker, van wie wordt aangenomen dat hij van management een wetenschappelijke discipline heeft gemaakt. De concepten van de wetenschapper stellen direct dat er doelen zijn, maar er is een beoordeling van de mate van prestatie door middel van key performance indicators.
KPI-voordelen
De belangrijkste positieve kant van het KPI-systeem is de aanwezigheid van een mechanisme voor het evalueren van arbeid en het werk van de onderneming als geheel dat transparant is voor alle werknemers van het bedrijf. Hierdoor kunnen de autoriteiten de prestaties van alle ondergeschikte structuren in re altime evalueren, voorspellen hoe taken worden opgelost en doelen worden bereikt. Het volgende pluspunt van KPI is dat het management een tool heeft om het werk van ondergeschikten bij te sturen als de huidige resultaten achterblijvenvan gepland.
Als bijvoorbeeld uit prestatiemetingen in de eerste helft van het jaar blijkt dat bepaalde prestatieparameters niet hoog genoeg zijn, worden er workshops gehouden om de redenen te achterhalen en medewerkers aan te moedigen om na de komende zes maanden beter te presteren. Een andere positieve kant van KPI is de terugkoppeling tussen de specialist en de manager. De eerste zal niet alleen instructies en soms schijnbaar bevooroordeelde nit-picking ontvangen, maar goed onderbouwde opmerkingen, de tweede zal de prestaties verbeteren door fouten en tekortkomingen in het werk van de ondergeschikte te specificeren.
KPI nadelen
De resultaten van beoordelingen in het kader van KPI's (prestatie-indicatoren als zodanig) kunnen niet helemaal correct worden geïnterpreteerd en dit is het grootste nadeel van dit systeem. In de regel is de kans dat een dergelijk probleem zich voordoet, des te kleiner, des te meer aandacht wordt besteed aan het stadium van de vorming van criteria voor het evalueren van prestatieparameters. Een ander minpunt van KPI is dat bedrijven veel middelen zullen moeten besteden om dit systeem te implementeren (in de regel berekend in tijd, arbeid en financiën). We hebben het natuurlijk over het werken aan de belangrijkste parameters van de effectiviteit van het juiste niveau van uitwerking. De mogelijkheid bestaat dat grootschalige omscholing van medewerkers: specialisten nodig zal zijn - met het oog op veranderende taken en daarmee arbeidsomstandigheden, terwijl het management zich nieuwe methoden zal moeten eigen maken om het werk van ondergeschikten te beoordelen. Het bedrijf is misschien niet klaar om het team extra tijd te geven om het onder de knie te krijgeninnovaties.
KPI-implementatiedetails
De belangrijkste taak bij het implementeren van een KPI-systeem ("from scratch") is het voorkomen van een negatieve houding ten opzichte van werknemers. Daarom moet het management van het bedrijf de betekenis en praktische voordelen van innovaties duidelijk overbrengen aan elk van de ondergeschikten, wiens werk onderworpen is aan een latere evaluatie op effectiviteit. De beste methode daarbij is volgens sommige experts uit het HR-veld een individuele presentatie, een uitleg aan specialisten in specifieke functies: KPI's - wat zijn het en waarom dit systeem in een bedrijf implementeren.
Het zou een vergissing zijn om per order onvoorwaardelijk efficiëntieparameters op te leggen, maar de noodzakelijke stap is een oproep van de topfunctionarissen van het bedrijf. Als een lijnmanager bijvoorbeeld ondergeschikten op zijn afdeling informeert over de op handen zijnde implementatie van KPI's, dan dient deze informatie ook door de CEO te worden bevestigd. De specialist moet begrijpen dat het systeem van key performance indicators geen uitvinding van de baas is, maar een onderdeel van het strategische beleid van het hele bedrijf.
Optimale timing voor KPI-implementatie
Er is een mening onder experts dat KPI-indicatoren, als we het over een systeem hebben, tegelijkertijd moeten worden geïmplementeerd op alle niveaus van bedrijfsmanagement - van gewone specialisten tot topmanagers. Volgens deze opvatting kan de timing van de implementatie van key performance indicators niet in de tijd worden verlengd: het systeem begint onmiddellijk te werken. De enige vraag is hoe het moment van lancering optimaal te kiezen. Er is een standpunt dat het voldoende is om te informerenmedewerkers over de start van KPI over ongeveer drie maanden. Dit is voldoende voor het personeel van het bedrijf om de details van de toekomstige beoordeling van de doeltreffendheid van hun werk te bestuderen.
Er is ook de stelling dat KPI enige tijd parallel kan werken met het vorige betalingssysteem. Afhankelijk van de mate van liberalisme van de overheid zal de werknemer kunnen kiezen volgens welke regeling hij wordt betaald. Je kunt een persoon volledig motiveren om volgens de nieuwe KPI te werken door middel van bonussen en bonussen, de voorwaarden voor ontvangst die duidelijk zullen worden beschreven in de belangrijkste parameters.
Stappen voor het maken van een KPI-systeem
In feite wordt de introductie van KPI-mechanismen dus voorafgegaan door verschillende fasen van voorbereidend werk. Ten eerste is dit de periode die hoort bij het formuleren van strategische doelen die voor de onderneming worden gesteld. Als onderdeel van dezelfde werkfase is het algemene concept verdeeld in tactische gebieden, waarvan de effectiviteit moet worden gemeten. Ten tweede is het de ontwikkeling van key performance indicators, de definitie van hun essentie. Ten derde is dit werk aan de verdeling van officiële bevoegdheden met betrekking tot de implementatie van het systeem, zodat elke verantwoordelijke persoon een vraag stelt als "KPI's - wat zijn dat?"
Zo worden alle indicatoren toegewezen aan specifieke personen (divisies) in het bedrijf. Ten vierde is het mogelijk dat de huidige bedrijfsprocessen moeten worden aangepast (als de geactualiseerde strategie dit vereist). Ten vijfde is het de ontwikkeling van een nieuw motivatiesysteemmedewerkers, het creëren van salarisformules op basis van nieuwe criteria. Na het voltooien van alle gespecificeerde procedures, kunt u het KPI-systeem starten.
KPI-vereisten
Zoals hierboven vermeld, zijn KPI's belangrijke prestatie-indicatoren die onlosmakelijk verbonden zijn met de doelstellingen van het bedrijf. De kwaliteit van de ontwikkeling van targeting is de belangrijkste vereiste voor het KPI-systeem. Doelen kunnen volgens verschillende principes worden gevormd, maar een van de meest populaire in de HR-omgeving is het SMART-concept. Betekent "specifiek" (specifiek), "meetbaar" (meetbaar), "haalbaar" (haalbaar), "relevant voor het resultaat" (relevant), "tijdgebonden" (tijdgebonden), en, als resultaat, geven uitgewerkte en kwaliteits-KPI's.
Voorbeelden van doelen die aan deze criteria voldoen: "zoveel (meetbare) verkooppunten (specifiek) openen in een stad (relevant) in het eerste kwartaal (tijdgebonden)", of "zoveel vliegtickets naar dergelijke en zo'n land in drie weken. Elk doel moet worden opgedeeld in taken, die op hun beurt worden teruggebracht tot het niveau van persoonlijke KPI's (voor medewerkers of afdelingen). Het optimale aantal is volgens sommige experts 6-8.
KPI-automatisering
Een van de factoren voor een succesvolle implementatie van KPI's is de technologische infrastructuur. Aangezien key performance indicators een reeks rationele indicatoren zijn, zal een computer er heel goed mee werken. Er zijn veel softwareoplossingen voor het beheren van KPI's. De mogelijkheden die in dergelijke distributies beschikbaar zijn, zijn vrij uitgebreid. Ten eerste is het handigpresentatie van informatie (in de vorm van grafieken, analyses, documentatie) over de processen die horen bij KPI's. Wat geeft het? Voornamelijk de eenheid van gegevensperceptie, waardoor de kans op verkeerde interpretatie van getallen wordt verkleind. Ten tweede is het de automatisering van het verzamelen en berekenen van prestatie-indicatoren. Ten derde is dit een multidimensionale (met zeer grote hoeveelheden getallen) analyse, die moeilijk zal zijn voor iemand zonder programma om uit te voeren. Ten vierde (in aanwezigheid van een netwerkinfrastructuur), is het de uitwisseling van informatie tussen individuele werknemers en het opzetten van feedbackkanalen "baas-ondergeschikt".
